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DISTRETTO 2080
Il progetto Qualità del Rotary Club Roma Ovest
Un altro club guadagna la certificazione ISO 9001
Partecipai con interesse e piacevole
sorpresa, un paio di anni fa, ad una
serata del Rotary Club Roma Centena-
rio durante la quale veniva rilasciato a
quel Club, dopo approfondita verifica,
il certificato di qualità ISO 9001. Notai
una grande eccitazione tra i soci, un
fervore partecipativo che mi colpì mol-
tissimo e dette materia ai pensieri, che
cominciavano a prefigurare l’anno di
Presidenza che mi aspettava.
Forse quella serata stava dando una
risposta ai miei dubbi strategici: l’a-
dozione del Sistema di gestione della
qualità in un Club permetteva di intro-
durre nel modello di funzionamento di
un Club quella disciplina dei processi,
progettuali, operativi e amministrativi,
che poteva costituire una solida base
per la “continuità”.
Passai quindi il mese di agosto del
2013 a scrivere le procedure del Si-
stema di Gestione della Qualità, ba-
sandomi sulla eccellente e facilitante
documentazione messa a disposizione
della Total Quality Management - Rota-
rian Fellowship, aiutato ed incoraggiato
dall’amico rotariano Pietro Freschi, che
ne è il Presidente.
Raggiunto questo primo obiettivo, ero
nelle condizioni di proporre al Club il
“progetto Qualità”, come “progetto dei
progetti dell’anno”, il più importante e
significativo di un anno comunque in-
tenso. La proposta suscitò reazioni con-
trastanti; una parte del Club dichiarò la
sua contrarietà al progetto, ritenendolo
burocratico, farraginoso, inutile e co-
stoso. Altri invece apprezzavano l’or-
dine e la disciplina che sarebbe stata
introdotta nei processi amministrativi
e operativi.
C'è da premettere che già da un anno
erano state create le premesse per una
corretta gestione del sistema.
Erano stati rivisti lo Statuto e il Rego-
lamento del Club, erano state studiate
e applicate tutte le risorse informatiche
messe a disposizione dal Distretto (in
particolare per l’aggiornamento conti-
nuo e preciso del Libro dei Soci) e dal
Rotary International (tra cui il Rotary
Central per la pianificazione operativa
e strategica del Club), era stato intro-
dotto un sistema informatizzato per la
gestione della contabilità.
Era necessario andare avanti e assunsi
personalmente la responsabilità del
Progetto, con la preziosa collaborazione
del Consigliere Segretario Jacopo Car-
massi e con la convinta partecipazione
della Segreteria.
Nel giro di sei mesi, tutte le procedure
previste sono state implementate. Il
primo passo è stato quello di formare le
persone che avrebbero dovuto mettere
in pratica le principali procedure, e
cioè il Segretario, il Tesoriere, nonché i
componenti del Consiglio Direttivo.
Il secondo passo è stato riorganizzare
l’archivio cartaceo e quello elettronico,
in modo che fossero congruenti con le
procedure del Sistema Qualità.
Successivamente sono stati affrontati
uno ad uno i principali processi ammi-
nistrativi: gestione dei soci, anagrafica
ed amministrativa; gestione degli ac-
quisti; gestione dei pagamenti; gestio-
ne dei progetti.
Infine, definiti gli indicatori di quali-
tà e gli obiettivi da raggiungere, sono
state messe in atto tutte le attività che
garantivano il raggiungimento di tali
obiettivi.
Particolare attenzione è stata rivolta
alla misura della soddisfazione dell'u-
tente e dei destinatari dei progetti: ogni
volta che un progetto terminava, veniva
sottoposto ai partecipanti un questio-
nario per misurarne la soddisfazione.
Al termine dell’anno, l’insieme dei que-
stionari è stato elaborato per calcolare
il grado di soddisfazione complessiva,
risultato pari a 8,39 in linea con l’o-
biettivo. I risultati sono stati portati
all’attenzione dell’assemblea dei soci,
che questa volta ha espresso unitaria-
mente il più vivo apprezzamento.
presidente
2013/14
club
roma
ovest
