Page 61 - Rotary | Marzo 2012

59 FELLOWSHIP
no richiamare i documenti del RI Piano
Direttivo di Club e Guida alla Pianifi-
cazione dei Club Efficienti. Quest’ulti-
mo, considerato come “cogente” per il
Sistema, è stato anche utilizzato come
check-list durante l’Audit interno. La di-
stribuzione controllata dei documenti,
classificati in quattro livelli, si avvale di
un’area protetta dedicata del sito Inter-
net del Club; tali livelli sono il Manuale
della Qualità, le Procedure di Club, la
Documentazione Organizzativa (organi-
gramma e Regolamento) ed i Documenti
del Rotary International. Con questo ap-
proccio risulta immediato integrare le
Procedure del Rotary International nel
Sistema, essendo queste direttamente
visualizzabili da ciascun capitolo del Ma-
nuale con un collegamento ipertestuale.
I CLIENTI E I FORNITORI
La corretta identificazione di chi assume
il ruolo di “cliente” (cioè di fruitore del
servizio) e di “fornitore” per un Club è il
punto di partenza per tutto lo sviluppo di
quello che è stato denominato Sistema
Qualità di Club. Se è abbastanza natura-
le identificare il primo con la collettività
(cui i progetti di Servizio sono indiriz-
zati anche in assenza di una qualunque
forma di corrispettivo), il secondo non
è immediatamente rintracciabile nel vo-
cabolario rotariano. Se si considera però
l’annotazione presente nella norme in-
ternazionali si intuisce come il ruolo di
fornitore venga assunto in pratica da una
qualsiasi entità esterna cui il Club affidi
l’erogazione di un servizio; in altre pa-
role, quando si ricade nel caso dei “Pro-
cessi Affidati all’Esterno” o con termine
largamente utilizzato in ambito azienda-
le, dei Processi in Outsourcing. Diventa
a questo punto essenziale qualificare e
monitorare i fornitori stessi.
IL RIESAME DA PARTE DELLA DIREZIONE
Il processo di riesame viene direttamen-
te condotto dal Presidente nel corso
delle riunioni del Consiglio Direttivo; i ri-
sultati di precedenti attività di audit (sia
interni che esterni) assieme allo stato di
attuazione di azioni correttive e preven-
tive, sono elementi primari per l’analisi
dello stato del Sistema Qualità di Club,
così come lo sono la verifica del raggiun-
gimento degli obiettivi assegnati e la de-
finizione ed il controllo dei programmi di
miglioramento.
LA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE
Il Club pianifica l’impiego delle risorse
umane con iniziative di crescita e nuove
ammissioni. La determinazione delle ne-
cessità, sia in termini quantitativi sia di
Classifiche Professionali, è guidata sia
dal Riesame della Direzione sia dal pro-
cesso di Sviluppo dell’Effettivo. Il Rota-
ry International prevede diverse attività
per la formazione e l’addestramento dei
Soci; a tal fine, il Club addestra il pro-
prio personale anche in affiancamento
a Soci già esperti. Inoltre, sono recepite
le iniziative esterne e l’ampliamento di
informazioni e aggiornamento, relative
soprattutto a temi quali l’addestramento
dei dirigenti del Club e l’addestramen-
to dei presidenti Eletti (SIPE), la cui
frequenza è obbligatoria. È per questo
fondamentale descrivere il parallelismo
esistente tra le Cariche sociali e le figure
esplicitamente o implicitamente previste
dalla norma di riferimento. Nell’ottica
della norma di riferimento, il Consiglio è
il comitato cui compete l’attività di Rie-
same da parte dell’Alta Direzione, identi-
ficata naturalmente con il Presidente pro
tempore.
Il Segretario svolge numerose mansioni
di supporto allo svolgimento dei diversi
compiti amministrativi collegati all’o-
peratività del Club, inclusi la partecipa-
zione, la tenuta dei registri, la stesura di
verbali delle riunioni e la trasmissione di
rapporti al RI (incluso il rapporto seme-
strale). Inoltre, nella veste di Rappresen-
tante della Direzione per la Qualità, come
è definito dalla norma di riferimento,
deve anche condurre il Sistema Qualità
di Club, partecipare alle attività di riesa-
me e pilotare i Progetti di Miglioramento
per la Qualità. Il Tesoriere è responsabile
della gestione e dell’amministrazione dei
fondi del Club; in particolare, è responsa-
bile per il pagamento dei beni e dei servi-
zi acquistati e la contabilità dei Fornitori.
In pratica, ai fini della norma di riferi-
mento il Tesoriere è anche responsabile
del Processo di Approvvigionamento e
come tale, gestisce anche la qualificazio-
ne ed il monitoraggio dei fornitori.
PROCESSI DEL CLUB
Seguendo l’approccio introdotto ormai
già da una dozzina d’anni dalla norma di
riferimento, è indispensabile identificare
i processi presenti nel Club, distinguen-
do tra quelli dedicati all’Erogazione del
Servizio e quelli Gestionali e di Supporto.
I primi includono la Negoziazione con le
Parti Interessate, l’Approvvigionamento
di Servizi in Outsourcing e l’Erogazione
del Servizio stesso. I Processi Gestionali
invece comprendono la Gestione delle
Risorse Umane e quelli necessari per la
conduzione tecnica del Sistema Qualità
di Club (Audit, Non Conformità, Azioni
Correttive e Preventive, Controllo del-
la Documentazione). Tutti i Progetti di
Servizio sono formalizzati con le Sche-
de Progetto, originariamente previste
solo per l’ottenimento delle sovvenzioni,
nelle quali sono anche indicati i requisiti
concordati con le Parti Interessate. Sia la
Fondazione Rotary con le sue Sovvenzio-
ni Paritarie (Matching Grant) sia il Di-
stretto con le Sovvenzioni Semplificate
possono essere annoverati tra i “clienti”
del Club. Infatti, i progetti che concorro-
no all’eventuale erogazione di sovvenzio-
ni riportano anche i termini richiesti da
parte dei soggetti erogatori al pari delle
Parti Interessate. La disponibilità di tali
informazioni sulla Scheda Progetto, che
costituisce parte integrante della richie-
sta di sovvenzione, consente l’attività di
verifica del soddisfacimento dei requisiti
di ammissibilità anche da parte dei sog-
getti stessi. I criteri sopra esposti valgo-
no anche nel caso altri soggetti, pubblici
o privati, possano erogare sovvenzioni,
contribuzioni o altre forme di finanzia-
mento.
CONTROLLO DEL PROCESSO
DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO